Ogłoszenie o pracę
- Tytuł ogłoszenia
- Nabór na sekretarkę
- Forma zatrudnienia
- umowa o pracę na czas określony
- Rodzaj pracy
- inne - pole do podania szukanego hasła
- Stanowisko
- Sekretarka
- kadry@opsslubice.pl
- Telefon
- Fax
- Data składania
- 2022-07-31
- Data wygaśnięcia
- 2022-07-31
- Tagi
- Województwo
- LUBUSKIE
- Powiat
- słubicki
- Gmina
- Słubice
- Miasto
- Słubice
- Ulica
- pl. Wolności
- Numer budynku
- 17F
Forma zatrudnienia: umowa o pracę na czas określony
Miejsce pracy: Ośrodek Pomocy Społecznej w Słubicach, Pl. Wolności 17 F, 69-100 Słubice
Liczba miejsc: 1
Zadania:
1. Obsługa interesantów (udzielanie informacji, wskazówek i pomocy w załatwieniu spraw).
2. Przyjmowanie połączeń telefonicznych oraz ich przekierowywanie do odpowiednich osób.
3. Obsługa urządzeń biurowych, telekomunikacyjnych oraz współpraca z operatorem sieci.
4. Przygotowywanie pomieszczeń, organizacja i obsługa spotkań w Ośrodku.
5. Sporządzenie notatek ze spotkań wewnętrznych (plan pracy Ośrodka).
6. Nadzór nad terminarzem spotkańoraz wykonywaniem zadań na czas – umawianie spotkań i przypominanie o nich pracodawcy.
7. Przekazywanie istotnych informacji pracownikom Ośrodka – dbanie o przepływ informacji od szefa do różnych referatów jednostki.
8. Prowadzenie dokumentacji Ośrodka Pomocy Społecznej w Słubicach zgodnie
z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt (JRWA).
9. Nadzór nad obiegiem dokumentów– przekazywanie plików między przełożonym
a innymi pracownikami, dbanie o podpisy na odpowiednich dokumentach.
10. Prowadzenie rejestru skarg i wniosków.
11. Prowadzenie rejestru wewnętrznych zarządzeń Kierownika Ośrodka.
12. Prowadzenie rejestru zewnętrznych zarządzeń wydawanych przez Burmistrza Słubic.
13. Prowadzenie ewidencji upoważnień i pełnomocnictw wydawanych przez Burmistrza Słubic oraz przez Kierownika jednostki.
14. Prowadzenie książki wyjść służbowych i prywatnych w Ośrodku.
15. Obsługa kancelarii Ośrodka Pomocy Społecznej w Słubicach poprzez:
a) przyjmowanie, podział, rejestracje poczty wpływającej do Ośrodka,
b) przekazywanie korespondencji do pracowników,
c) przygotowywanie do zwrotu i wysyłki przesyłek mylnie zaadresowanych,
d) codzienne sprawdzanie skrzynki elektronicznej Ośrodka,
e) prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
f) zapewnienie realizacji przesyłek dostarczanych bezpośrednio adresatom poprzez przygotowywanie korespondencji Ośrodka, a następnie wysyłanie jej,
g) czuwanie nad terminową realizacją powierzonych obowiązków.
16. Nadzór nad zachowaniem ciągłości przesyłek wychodzących z Ośrodka Pomocy Społecznej w Słubicach i odbieranie poczty Ośrodka z Urzędu Miejskiego w Słubicach.
17. Gromadzenie ważnych informacji oraz ich odpowiednie przechowywanie – zbieranie wiadomości i dokumentów, a także segregowanie i porządkowanie ich w sekretariacie.
18. Dbałość o estetykę wszystkich tablic (informacyjnych oraz o aktualność wywieszanych materiałów w Ośrodku).
19. Dbanie o to, by osoby trzecie nie miały dostępu do poufnych informacji znajdujących się
w sekretariacie.
20. Dokonywanie archiwizacji dokumentów oraz przekazywanie ich do składnicy akt.
21. Przygotowywanie decyzji potwierdzających prawo do świadczeń zdrowotnych podczas nieobecności pracownika wykonującego to zadanie.
22. Realizowanie zadań Redaktora Biuletynu Informacji Publicznej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Słubicach, a w szczególności:
a) publikowanie i aktualizowanie informacji w BIP, do prowadzenia którego został wyznaczony przez bezpośredniego przełożonego zgodnie z zakresem działania komórki organizacyjnej,
b) terminowe i prawidłowe zamieszczanie informacji publicznych w BIP wraz
z oznaczeniem daty wytworzenia informacji, daty upublicznienia, modyfikacji informacji, tożsamości osoby, która wytworzyła informację i odpowiada za jej treść oraz okresu przez jaki informacja powinna być publikowana w BIP,
c) nadzór nad zachowaniem zgodności publikowanych w dziale BIP informacji
z aktualnym stanem faktycznym i prawnym oraz zachowaniem ich kompletności
i spójności,
d) zgłaszanie Administratorowi BIP problemów i nieprawidłowości w funkcjonowaniu panelu administracyjnego BIP,
e) uczestniczenie w szkoleniach i spotkaniach organizowanych dla Zespołu Redakcyjnego BIP.
Wymagania:
Ø Wykształcenie średnie.
Ø Doświadczenie zawodowe na podobnym stanowisku.
Ø Stan zdrowia pozwalający na zatrudnienie na określonym stanowisku.
Ø Nieposzlakowana opinia.
Ø Biegła obsługa komputera ( w szczególności znajomość pakietu MS Office i programu Excel).
Ø Obsługa poczty e-mail.
Ø Umiejętność korzystania z urządzeń typu drukarka, scan, fax, kserokopiarka
oraz dbałość o należyty stan techniczny tych urządzeń.
Ø Kierowanie ruchem gości i interesantów, organizowanie spotkań z kierownikiem Ośrodka.
Ø Znajomość zasad pisowni i łatwość w prowadzeniu korespondencji i rozmów.
Ø Znajomość zasad prowadzenia spraw w oparciu o instrukcję kancelaryjną.
Ø Podstawowa znajomość przepisów związanych z działalnością Ośrodka Pomocy Społecznej, tj. przepisów zakresu pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych
i wychowawczych, o ochronie danych osobowych.
Ø Umiejętność pracy w zespole, sumienność, rzetelność, dobra organizacja czasu pracy, terminowość oraz gotowość do podnoszenia swoich umiejętności.
Ø Samodzielność, komunikatywność, odporność na ster, odpowiedzialność i dokładność
w realizacji powierzonych zadań.
Ø Wysoka kultura osobista i dyspozycyjność.
Ø Obowiązkowość i odpowiedzialność za wykonywaną pracę.
Dokumenty aplikacyjne:
Ø CV,
Ø list motywacyjny.
Ø Kserokopie dokumentów potwierdzające kwalifikacje i doświadczenie zawodowe.
Prosimy o przesyłanie aplikacji zawierających klauzulę:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy
dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2019 poz. 1781)”.
Osoby zainteresowane prosimy o nadesłanie dokumentów aplikacyjnych pocztąna adres Ośrodka lub drogą e-mailową na adreskadry@opsslubice.pl z dopiskiem w treści
„Nabór na sekretarkę” do dnia 31.07.2022 r.
Słubice, dnia 25.05.2022 r.