Przejdź do wyszukiwarki Przejdź do menu głównego Przejdź do panelu logowania Przejdź do mapy bip Przejdź do treści Przejdź do mapy serwisu

Ogłoszenie o pracę

Tytuł ogłoszenia
Nabór na sekretarkę  
Forma zatrudnienia
umowa o pracę na czas określony  
Rodzaj pracy
inne - pole do podania szukanego hasła  
Stanowisko
Sekretarka  
E-mail
kadry@opsslubice.pl  
Telefon
 
Fax
 
Data składania
2022-07-31  
Data wygaśnięcia
2022-07-31  
Tagi
 
Województwo
LUBUSKIE  
Powiat
słubicki  
Gmina
Słubice
Miasto
Słubice  
Ulica
pl. Wolności  
Numer budynku
17F  

Forma zatrudnienia:  umowa o pracę na czas określony

Miejsce pracy: Ośrodek Pomocy Społecznej w Słubicach, Pl. Wolności 17 F, 69-100 Słubice

Liczba miejsc:  1

Zadania:

1.      Obsługa interesantów (udzielanie informacji, wskazówek i pomocy w załatwieniu spraw).

2.      Przyjmowanie połączeń telefonicznych oraz ich przekierowywanie do odpowiednich osób.

3.      Obsługa urządzeń biurowych, telekomunikacyjnych oraz współpraca z operatorem sieci.

4.      Przygotowywanie pomieszczeń, organizacja i obsługa spotkań w Ośrodku.

5.      Sporządzenie notatek ze spotkań wewnętrznych (plan pracy Ośrodka).

6.      Nadzór nad terminarzem spotkańoraz wykonywaniem zadań na czas – umawianie spotkań i przypominanie o nich pracodawcy.

7.      Przekazywanie istotnych informacji pracownikom Ośrodka – dbanie o przepływ informacji od szefa do różnych referatów jednostki.

8.      Prowadzenie dokumentacji Ośrodka Pomocy Społecznej w Słubicach zgodnie
z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt (JRWA).

9.      Nadzór nad obiegiem dokumentów– przekazywanie plików między przełożonym
a innymi pracownikami, dbanie o podpisy na odpowiednich dokumentach.

10.   Prowadzenie rejestru skarg i wniosków.

11.   Prowadzenie rejestru wewnętrznych zarządzeń Kierownika Ośrodka.

12.   Prowadzenie rejestru zewnętrznych zarządzeń wydawanych przez Burmistrza Słubic.

13.   Prowadzenie ewidencji upoważnień i pełnomocnictw wydawanych przez Burmistrza Słubic oraz przez Kierownika jednostki.

14.   Prowadzenie książki wyjść służbowych i prywatnych w Ośrodku.

15.   Obsługa kancelarii Ośrodka Pomocy Społecznej w Słubicach poprzez:

a)  przyjmowanie, podział, rejestracje poczty wpływającej do Ośrodka,

b)  przekazywanie korespondencji do pracowników,

c)   przygotowywanie do zwrotu i wysyłki przesyłek mylnie zaadresowanych,

d)  codzienne sprawdzanie skrzynki elektronicznej Ośrodka,

e)  prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej,

f)    zapewnienie realizacji przesyłek dostarczanych bezpośrednio adresatom poprzez przygotowywanie korespondencji Ośrodka, a następnie wysyłanie jej,

g)  czuwanie nad terminową realizacją powierzonych obowiązków.

16.   Nadzór nad zachowaniem ciągłości przesyłek wychodzących z Ośrodka Pomocy Społecznej w Słubicach i odbieranie poczty Ośrodka z Urzędu Miejskiego w Słubicach.

17.   Gromadzenie ważnych informacji oraz ich odpowiednie przechowywanie – zbieranie wiadomości i dokumentów, a także segregowanie i porządkowanie ich w sekretariacie.

18.   Dbałość o estetykę wszystkich tablic (informacyjnych oraz o aktualność wywieszanych materiałów w Ośrodku).

19.   Dbanie o to, by osoby trzecie nie miały dostępu do poufnych informacji znajdujących się
w sekretariacie.

20.   Dokonywanie archiwizacji dokumentów oraz przekazywanie ich do składnicy akt.

21.   Przygotowywanie decyzji potwierdzających prawo do świadczeń zdrowotnych podczas nieobecności pracownika wykonującego to zadanie.

22.   Realizowanie zadań Redaktora Biuletynu Informacji Publicznej w Ośrodku Pomocy Społecznej  w Słubicach, a w szczególności:

a)  publikowanie i aktualizowanie informacji w BIP, do prowadzenia którego został wyznaczony przez bezpośredniego przełożonego zgodnie z zakresem działania komórki organizacyjnej,

b)  terminowe i prawidłowe zamieszczanie informacji publicznych w BIP wraz
z oznaczeniem daty wytworzenia informacji, daty upublicznienia, modyfikacji informacji, tożsamości osoby, która wytworzyła informację i odpowiada za jej treść oraz okresu przez jaki informacja powinna być publikowana w BIP,

c)   nadzór nad zachowaniem zgodności publikowanych w dziale BIP informacji
z aktualnym stanem faktycznym i prawnym oraz zachowaniem ich kompletności
i spójności,

d)  zgłaszanie Administratorowi BIP problemów i nieprawidłowości w funkcjonowaniu panelu administracyjnego BIP,

e)  uczestniczenie w szkoleniach i spotkaniach organizowanych dla Zespołu Redakcyjnego BIP.

 

Wymagania:

Ø  Wykształcenie średnie.

Ø  Doświadczenie zawodowe na podobnym stanowisku.

Ø  Stan zdrowia pozwalający na zatrudnienie na określonym stanowisku.

Ø  Nieposzlakowana opinia.

Ø  Biegła obsługa komputera ( w szczególności znajomość pakietu MS Office i programu Excel).

Ø  Obsługa poczty e-mail.

Ø  Umiejętność korzystania z urządzeń typu drukarka, scan, fax, kserokopiarka
oraz dbałość o należyty stan techniczny tych urządzeń.

Ø  Kierowanie ruchem gości i interesantów, organizowanie spotkań z kierownikiem Ośrodka.

Ø  Znajomość zasad pisowni i łatwość w prowadzeniu korespondencji i rozmów.

Ø  Znajomość zasad prowadzenia spraw w oparciu o instrukcję kancelaryjną.

Ø  Podstawowa znajomość przepisów związanych z działalnością Ośrodka Pomocy Społecznej, tj. przepisów zakresu pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych
i wychowawczych, o ochronie danych osobowych.

Ø  Umiejętność pracy w zespole, sumienność, rzetelność, dobra organizacja czasu pracy, terminowość oraz gotowość do podnoszenia swoich umiejętności.

Ø  Samodzielność, komunikatywność, odporność na ster, odpowiedzialność i dokładność
w realizacji powierzonych zadań.

Ø  Wysoka kultura osobista i dyspozycyjność.

Ø  Obowiązkowość i odpowiedzialność za wykonywaną pracę.

 

Dokumenty aplikacyjne:

Ø  CV,

Ø  list motywacyjny.

Ø  Kserokopie dokumentów potwierdzające kwalifikacje i doświadczenie zawodowe.

 

Prosimy o przesyłanie aplikacji zawierających klauzulę:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy
dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2019 poz. 1781)”.

 

Osoby zainteresowane prosimy o nadesłanie dokumentów aplikacyjnych pocztąna adres Ośrodka lub drogą e-mailową na adreskadry@opsslubice.pl  z dopiskiem w treści
„Nabór na sekretarkę”  do dnia 31.07.2022 r.

 

 

Słubice, dnia 25.05.2022 r.

Przeczytaj o systemie i przetwarzanych w nim danych

Tożsamość administratora systemu
Administratorem Scentralizowanego Systemu Dostępu do Informacji Publicznej (SSDIP), który służy do udostępniania podmiotowych stron BIP jest Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-583) przy Al. Ujazdowskich 1/3, który zapewnia jego rozwój i utrzymanie. Minister Cyfryzacji w ramach utrzymywania i udostępniania systemu SSDIP zapewnia bezpieczeństwo publikowanych danych, wymagane funkcjonalności oraz rejestrowanie i nadawanie uprawnień redaktorów BIP dla osób wskazanych we wnioskach podmiotów zainteresowanych utworzeniem własnych stron podmiotowych przy użyciu SSDIP zgodnie z art. 9 ust. 4 pkt 3 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429).
Minister Cyfryzacji, jako administrator systemu SSDIP jest jednocześnie administratorem danych osób wnioskujących o dostęp do SSDIP w celu utworzenia podmiotowych stron BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania.
Tożsamość administratora danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w systemie SSDIP w zakresie osób wnioskujących o utworzenie podmiotowej strony BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania (redaktorów podmiotowych stron BIP) jest Minister Cyfryzacji.

Administratorami danych publikowanych na podmiotowych stronach BIP utworzonych w ramach SSDIP są podmioty, które daną stronę podmiotową BIP utworzyły. Podmioty te decydują o treści danych, w tym treści i zakresie danych osobowych publikowanych na podmiotowych stronach BIP, ich rozmieszczeniu, modyfikacji i usuwaniu.
Minister Cyfryzacji, jako Administrator systemu SSDIP w odniesieniu do materiałów publikowanych na podmiotowych stronach BIP jest podmiotem przetwarzającym. Może on ingerować w treść materiałów publikowanych na poszczególnych stronach podmiotowych BIP jedynie w przypadku, gdy właściwy podmiot, który daną stronę utworzył i nią zarządza utracił do niej dostęp lub z innych przyczyn utracił nad nią kontrolę.
Dane kontaktowe administratora systemu SSDIP
Z administratorem systemu SSDIP można się skontaktować poprzez adres email: kancelaria.krolewska@mc.gov.pl pisemnie na adres siedziby administratora lub na adres ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa.
Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych
Administrator systemu SSDIP wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl lub listownie - na adres ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować wyłącznie w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych osób składających wnioski o udostepnienie SSDIP, redaktorów poszczególnych stron BIP, oraz incydentów bezpieczeństwa.
W sprawach przetwarzania danych osobowych zawartych w treści materiałów publikowanych w ramach poszczególnych stron podmiotowych, należy się kontaktować z inspektorem ochrony danych podmiotu, którego strona BIP dotyczy, ich redaktorem lub kierownictwem podmiotu, który daną stronę podmiotowa BIP utworzył.
Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania
Celem przetwarzania danych publikowanych na stronach podmiotowych BIP przez poszczególne podmioty jest udostępnienie informacji publicznej wytworzonej w urzędzie i dotyczącej działalności urzędu. Podstawę prawną publikacji stanowi wypełnienie obowiązku prawnego, o którym mowa w art. 8 oraz art. 9 ust 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
Celem udostępniania systemu SSDIP przez Ministra Cyfryzacji jest umożliwienie podmiotom zobowiązanym, o których mowa w art. 4 ust 1 i 2 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, utworzenia i prowadzenia własnych stron BIP (co wynika z art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ww. ustawy).
Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych
Dane osobowe w zakresie imienia, nazwiska, nr telefonu, nr faksu dotyczące redaktorów podmiotowych stron BIP oraz dane osobowe publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na poszczególnych podmiotowych stronach BIP są danymi udostępnianymi publicznie bez żadnych ograniczeń, w tym Centralnemu Ośrodkowi Informatycznemu w Warszawie przy Alejach Jerozolimskich 132-136.
Okres przechowywania danych
Dane dotyczące osób wnioskujących o udostępnienie systemu SSDIP oraz dane osób wyznaczonych na redaktorów stron podmiotowych przechowywane są przez czas, w jakim osoby te pełniły swoje funkcje oraz przez okres wskazany w przepisach prawa po okresie, w którym osoby te przestały pełnić swoje funkcje.
Dane osobowe osób zawarte w materiałach publikowanych w ramach podmiotowych stron BIP przechowywane są przez okres ustalony przez osoby zarządzające treścią tych stron.
Prawa podmiotów danych
Osoby, których dane są przetwarzane w systemie głównym SSDIP, w tym osoby składające wnioski o przyznanie dostępu do SSDIP oraz osoby będące redaktorami podmiotowych stron BIP, mają prawo dostępu do swoich danych, prawo do sprzeciwu, prawo ograniczenia przetwarzania oraz prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, o którym mowa powyżej. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora systemu tj. Ministra Cyfryzacji lub wyznaczonego inspektora ochrony danych na adres iod@mc.gov.pl.
Osoby, których dane są publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na podmiotowych stronach BIP maja prawo dostępu do danych, prawo do sprzeciwu, prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, w którym ich publikacja jest wymagana. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora danych podmiotu, którego dana strona BIP dotyczy, lub wyznaczonego przez niego inspektora ochrony danych.
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Osobom, których dane są przetwarzane w systemie SSDIP lub na podmiotowych stronach BIP publikowanych przez poszczególne podmioty przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych
Przetwarzanie danych osobowych osób składających wnioski o dostęp do SSDIP oraz osób wyznaczonych do redakcji poszczególnych stron podmiotowych BIP jest niezbędne dla zapewnienia kontroli dostępu i wynika z przepisu prawa, tj. art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429) oraz § 15 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 10, poz. 68), w związku z art. 20a ustawy z dnia 17 lutego o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, 730, 848, 1590 i 2294) i przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247).
Publikowanie danych osobowych na stronie systemu SSDIP oraz na podmiotowych stronach BIP jest dopuszczalne tylko wtedy, jeśli wynika z przepisów prawa, lub jeśli administrator danych uzyskał zgodę tych osób na ich publikację.



Zapoznałem się..