Znak sprawy: 64/2025/WK

ZAPYTANIE OFERTOWE na zadanie pn.

wynajem fortepianu wraz z transportem, montażem i strojeniem

I.                             Zamawiający:

PANTEON GÓRNOŚLĄSKI W KATOWICACH

ul. Plebiscytowa 49a 40-041 Katowice

tel. +48 (32) 40 08 272

e-mail: annagluch@panteongornoslaski.pl

Prowadzący sprawę, osoby upoważnione do kontaktu:

Anna Głuch, e-mail: annagluch@panteon-gornoslaski.pl

II.                  Podstawa prawna:

1 . Przedmiotowe postępowanie jest prowadzone z wyłączeniem stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2023 r., poz. 1605 t.j.), w oparciu o art. 1 1 ust 5 pkt 2 z dnia 1 1 września 2019 roku jako zamówienie z działalności kulturalnej, o wartości mniejszej niż progi unijne.

2. Postępowanie prowadzone jest w oparciu o zasady określone w art. 37a — 37d ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U.2020. poz. 194 z późn. Zm.).

III.                Przedmiot zamówienia i warunki realizacji

1.      Nazwy i kody dotyczące przedmiotu zamówienia zgodnie z nomenklaturą określoną we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV): 37310000-4 — Instrumenty muzyczne

Przedmiotem zamówienia jest wypożyczenie, transport, wniesienie i strojenie fortepianu zgodne z wymaganiami technicznymi zespołu Artur Dutkiewicz Trio występującego w dniu 14.06.2025 r. w Archikatedrze Chrystusa Króla w Katowicach, przy ul. Plebiscytowej 49a.

Wymagania dotyczące fortepianu:

·         minimum 240 cm długości;

·         data produkcji: od 1950 roku;

·         kółka gumowe do transportu poziomego;

·         marka: Steinway, Yamaha, Kawai, Blunter.

Po wniesieniu fortepianu w dniu 13.06.2025 należy ustawić go w rejonie kaplicy MB Fatimskiej i nastroić dla potrzeb próby akustycznej w dniu 14.06.2025 o g. 15.00-18.00. Drugie strojnie fortepianu po przesunięciu go na kółkach o g. 19.30. Wywiezienie fortepianu po koncercie w g. 22.00 -02.00 (15.06.2025).

IV.               Warunki udziału w postępowaniu:

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy:

1. nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia i nie spełniają żadnej z przesłanek zapisanych w art. 108 ust. 1 pkt 1-6 ustawy z dnia 1 1 września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2023 r., poz. 1605 t.j.).

2. przedłożą oświadczenie, że wykonanie usługi jest możliwe do zrealizowania w terminie określonym w pkt III przedmiot zamówienia,

V.        Opis kryteriów oceny ofert:

Oferty będą ocenione za pomocą systemu punktowego, zgodnie z poniższymi kryteriami:

Cena oferty - 100%

VI.       Opis sposobu przygotowania ofert.

1.   Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę w niniejszym postępowaniu.

2.       Oferta jest składana pod rygorem nieważności w formie pisemnej. Ofertę należy przedstawić w języku polskim, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.

3.       Oferta oraz wszystkie oświadczenia składane przez wykonawcę w toku postępowania winny być podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy.

4.       Do oferty należy dołączyć oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu wg. wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.

5.       Oferty należy składać mailowo na adres: annagluch@panteon-gornoslaski.pl

6.       Oferty należy złożyć do dnia 23 maja 2025 roku do godziny 12:00.

7.       Oferty, które wpłyną po określonym wyżej terminie nie będą rozpatrywane.

8.       Termin związania z ofertą wynosi 7 dni od terminu do składania ofert.

VII.     Informacje o procedurze.

1. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Panteonu Górnośląskiego w Katowicach w dniu 23 maja 2025 r. o godzinie 12:30.

2.       Zamawiający zastrzega, że w przypadku braków formalnych badanej najkorzystniejszej oferty, niejasności bądź wątpliwości co do jej treści, może wezwać Wykonawcę do jej uzupełnienia i wyjaśnienia w wyznaczonym przez siebie terminie, chyba, że oferta z innych przesłanek podlega odrzuceniu.

3.       O wyborze oferty Zamawiający powiadomi niezwłocznie uczestników postępowania za pomocą e - maila bądź telefonicznie. Z wybranym Wykonawcą, którego oferta została wybrana przez Zamawiającego jako realna do zrealizowania zostanie podpisana umowa.

4.       Wybrany Wykonawca zostanie powiadomiony telefonicznie bądź mailowo o wyborze jego oferty.

5.       Informacja o udzieleniu zamówienia lub informacja o nieudzieleniu zamówienia dostępna będzie na stronie internetowej na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej Zamawiającego w zakładce niniejszego postępowania.

VIII.                                   RODO           

Klauzula informacyjne dotycząca przetwarzania danych osobowych pozyskanych bezpośrednio od osoby fizycznej, której dane dotyczą, w celu związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, informujemy, że Panteon Górnośląski w Katowicach będzie przetwarzać Pana/Pani dane osobowe wg poniższych zasad.

1.      Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/ Pana danych osobowych jest Panteon Górnośląski w Katowicach. Może się Pani/ Pan skontaktować w następujący sposób:

a)      listownie na adres: Panteon Górnośląski w Katowicach, ul. Plebiscytowa 49a, 40-041 Katowice,

b)      przez e-mail: biuro@panteon-gornoslaski.pl

2.      Cele przetwarzania oraz podstawa prawna przetwarzania

Panteon Górnośląski w Katowicach będzie przetwarzać Pani/ Pana dane osobowe w celu związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, a w stosunku do wyłonionego Wykonawcy, w celu realizacji zawartej umowy cywilnoprawnej. Podstawą prawną przetwarzania Pani/ Pana danych osobowych jest w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. b i c.

RODO:

a)      konieczność realizacji umowy cywilnoprawnej, zawartej z wyłonionym Wykonawcą,

b)                 wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia oraz dokonania rozliczeń finansowych z Wykonawcą. Podanie danych osobowych jest konieczne dla potrzeb udziału w postepowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, zawarcia i wykonania umowy cywilnoprawnej. W przypadku niepodania danych nie będzie możliwe zrealizowanie ww. celu.

3.      Okres przechowywania danych osobowych

Panteon Górnośląski w Katowicach będzie przechowywać Pani/ Pana dane osobowe dla potrzeb archiwalnych przez okres wymagany przepisami prawa. W stosunku do wyłonionego Wykonawcy Panteon Górnośląski w Katowicach będzie przechowywać Pani/ Pana dane osobowe przez okres trwania umowy oraz wymagalności ewentualnych roszczeń z tym związanych, wynikających z kodeksu cywilnego.

4.      Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

Przysługują Pani/ Panu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

a)      prawo dostępu do Pani/ Pana danych osobowych,

b)      prawo żądania sprostowania Pani/ Pana danych osobowych, które są nieprawidłowe oraz uzupełnienia niekompletnych danych osobowych,

c)      prawo żądania usunięcia Pani/ Pana danych osobowych, w szczególności w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa,

d)      prawo żądania ograniczenia przetwarzania Pani/ Pana danych osobowych,

e)      prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,

f)       Pani/ Panu dane nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

5. Obowiązki informacyjne Wykonawcy wynikające z RODO.

Wykonawca ubiegając się o udzielenie zamówienia publicznego jest zobowiązany do wypełnienia obowiązku informacyjnego przewidzianego w art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te Wykonawca bezpośrednio pozyskał. Obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO nie będzie miał zastosowania, gdy i w zakresie, w jakim osoba fizyczna, której dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami.

Dyrektor Panteonu Górnośląskiego w Katowicach:

Katowice 13.05.2025 r.

Załączniki:

1.      Formularz Oferty — załącznik nr 1

2.      Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postepowania - załącznik nr 2

3.      Oświadczenie, że wykonanie przedmiotu zamówienia w terminie określonym w pkt III przedmiot zamówienia - załącznik nr 3

4.      Wzór umowy - załącznik nr 4

5.      Przekrój katedry – załącznik nr 5

6.      Rzut katedry – załącznik nr 6

7.      Zdjęcia katedry – załączniki 7,8,9

8.      Plan wydarzenia i montażu – załącznik nr 10